Invoice dan kwitansi digital sudah jadi kebiasaan di banyak UMKM. Yang masih bikin bingung justru bagian akhirnya: kapan dokumen begini perlu e-meterai, di mana kepingnya ditempel, dan berapa keping yang harus dibeli.
Pertanyaan itu wajar. Salah letak bukan cuma soal rapi atau tidak. Meterai yang tidak berada di tempat semestinya bisa membuat dokumen dipertanyakan saat diverifikasi, dan itu merepotkan kalau invoice sedang dipakai sebagai lampiran pengajuan pembiayaan atau klaim.
Kapan invoice dan kwitansi digital perlu e-meterai
Bea meterai melekat pada dokumennya, bukan pada besar-kecilnya transaksi. Dua jenis dokumen yang paling sering bersinggungan dengan UMKM adalah dokumen yang menyebutkan penerimaan uang di atas ambang nilai yang diatur undang-undang, dan dokumen yang bersifat perjanjian.
Praktiknya begini. Invoice kecil untuk pembelian barang harian biasanya tidak perlu meterai. Tapi invoice bernilai besar yang akan dipakai klien sebagai bukti transaksi resmi hampir selalu diminta bermeterai. Kwitansi juga sama. Selama fungsinya hanya catatan internal, tidak ada yang menuntut. Begitu dokumen itu berpindah tangan dan dipakai pihak lain sebagai bukti, meterai elektronik membuat posisi Anda jauh lebih aman.
Satu hal yang sering terlewat: e-meterai bukan gambar hiasan. Setiap keping punya kode unik yang terikat pada satu dokumen tertentu. Kalau isi dokumen diubah setelah meterai ditempel, kode itu bisa tidak cocok lagi saat dicek.
Posisi tempel e-meterai yang benar
Aturan dasarnya sederhana: keping harus berada di bagian yang ditandatangani dan tidak menutupi tulisan. Dari patokan itu, posisi untuk invoice dan kwitansi jadi lebih jelas.
Di invoice
Letakkan keping di area tanda tangan, bukan di tengah halaman. Kalau invoice ditandatangani di kanan bawah, tempel e-meterai tepat di bawah atau di samping tanda tangan tersebut, masih dalam satu blok yang sama. Jangan menaruhnya di area kosong dekat kop surat hanya karena di situ tempatnya lega.
Pastikan keping tidak menimpa angka total tagihan, nomor invoice, atau rincian barang. Kalau kolom tanda tangan terlalu sempit, geser sedikit ke bawah. Asal masih menyatu dengan blok tanda tangan, itu masih benar. Yang keliru adalah melompatkannya ke halaman berikutnya tanpa alasan.
Di kwitansi
Kwitansi ditandatangani oleh pihak yang menerima uang, jadi keping diletakkan di sekitar tanda tangan penerima, umumnya di sisi kanan. Pada kwitansi sederhana yang isinya hanya kalimat "sudah terima dari", jumlah uang, dan tanda tangan, keping cukup ditempel di bawah tanda tangan itu.
Kalau kwitansi dicetak dari sistem dan memuat dua tanda tangan, tempel keping pada bagian tanda tangan pihak yang menerima pembayaran. Bagian lainnya cukup ditandatangani biasa tanpa keping tambahan.
Urutan yang lazim dipakai: keping ditempel lebih dulu, baru dokumen ditandatangani secara elektronik. Dengan urutan ini, keping ikut terkunci dan tidak bisa digeser sembarangan setelahnya.
Berapa keping untuk satu dokumen
Satu dokumen, satu keping. Itu patokan paling aman untuk invoice dan kwitansi.
Dokumen yang terdiri dari beberapa lembar tetapi merupakan satu kesatuan, misalnya invoice dengan lampiran rincian barang yang digabung jadi satu file PDF, tetap dihitung satu dokumen. Keping tidak perlu ditambah per halaman.
Yang bertambah bukan jumlah keping, melainkan jumlah dokumen. Kalau Anda mengirim tiga invoice terpisah untuk tiga pesanan, masing-masing invoice berdiri sendiri dan butuh kepingnya sendiri.
Harga satu keping e-meterai sama dengan meterai kertas, yaitu Rp10.000. Jadi hitung dulu berapa dokumen yang benar-benar perlu meterai sebelum membeli banyak keping sekaligus. Membeli borongan lalu menumpuk tanpa terpakai jelas bukan pilihan hemat, sekecil apa pun nilainya.
Contoh penerapan di dua jenis dokumen
Invoice jasa bernilai besar
Dokumen satu halaman, ditandatangani pemilik usaha di kanan bawah. File PDF disiapkan, keping ditempel di bawah blok tanda tangan, lalu dokumen ditandatangani secara elektronik. Setelah itu kode unik dicek di laman verifikasi resmi Peruri untuk memastikan keping benar-benar menempel pada dokumen itu.
Kwitansi pembayaran termin
Kwitansi dibuat di aplikasi, ada kolom "sudah terima dari" dan kolom jumlah uang. Keping diletakkan di kanan bawah, tepat di bawah tanda tangan penerima, dengan jarak yang tidak menutupi tulisan angka pembayaran. Kalau nomor kwitansi berada persis di area itu, geser keping sedikit ke bawah supaya keduanya tetap terbaca.
Lima kesalahan yang bikin meterai dianggap tidak sah
- Menempelkan keping di halaman kosong atau jauh dari tanda tangan.
- Menutupi angka nominal atau nama pihak sehingga dokumen sulit dibaca.
- Memakai gambar hasil tangkapan layar, bukan keping yang dibeli resmi.
- Mengubah isi dokumen setelah keping ditempel.
- Menambah keping di setiap halaman padahal dokumennya satu kesatuan.
Poin ketiga sering dianggap sepele, padahal risikonya paling besar. Meterai yang hanya ditempel sebagai gambar tidak punya kode unik yang bisa diverifikasi, dan dokumen seperti itu bisa dianggap tidak bermeterai sama sekali.
Yang perlu dicek sebelum dokumen dikirim
Setelah keping menempel, buka dokumen di pembaca PDF dan pastikan tidak ada bagian teks yang tertutup. Cek juga kode uniknya di laman verifikasi Peruri. Kalau kode terbaca dan cocok, dokumen siap dikirim.
Simpan salinan file finalnya. Kalau nanti ada permintaan revisi, jangan mengedit file yang sudah bermeterai. Buat dokumen baru, beli keping baru, lalu tempel ulang. Memang sedikit merepotkan, tetapi jauh lebih merepotkan kalau invoice Anda ditolak di tengah proses pencairan hanya karena meterainya dianggap tidak sah.
