Jam sebelas malam, WhatsApp berbunyi. Calon penyewa yang sedang dinas di luar kota sudah lihat video unit, cocok, dan mau mengunci dengan booking fee. Satu masalah: dia tidak mungkin datang besok pagi untuk tanda tangan.
Dulu momen seperti ini sering berakhir dengan "nanti kalau saya sudah balik ke Jakarta ya". Unitnya keburu diambil orang lain. Sekarang banyak agen menutup transaksi ini lewat tanda tangan elektronik, dan memang bisa. Tapi ada rambu yang perlu kamu tahu sebelum memakainya di semua dokumen.
Yang bikin agen properti pindah ke tanda tangan elektronik
Alasannya jarang soal gaya-gayaan teknologi. Lebih sering karena tiga hal yang sangat membumi.
- Klien tidak di kota yang sama. Penyewa dari luar kota, ekspatriat yang masih di luar negeri, atau anak kuliahan yang orang tuanya di Surabaya. Semuanya butuh kepastian cepat.
- Unit tidak menunggu. Listing bagus bisa dapat lima chat serius dalam sehari. Kalau satu calon butuh tiga hari cuma untuk menandatangani form booking, dia akan hilang.
- Arsip berantakan. Form booking yang difoto lalu dikirim balik lewat WhatsApp mudah hilang, sulit dicari, dan gampang diperdebatkan bentuknya.
Dokumen elektronik yang ditandatangani dengan benar menyelesaikan ketiganya sekaligus. Klien tanda tangan dari HP, dokumen langsung tersimpan rapi, dan ada catatan kapan serta dari mana tanda tangan itu dibuat.
Apa yang sah dan apa yang tetap tidak bisa
Ini bagian yang paling sering salah dipahami agen.
Perjanjian sewa menyewa adalah perjanjian pada umumnya. Artinya berlaku Pasal 1320 KUH Perdata soal syarat sah perjanjian, ditambah UU ITE yang mengakui dokumen dan tanda tangan elektronik. Menurut UU ITE, tanda tangan elektronik punya kekuatan hukum yang sah selama memenuhi syarat: data pembuatannya hanya terkait pada penanda tangan, berada dalam penguasaannya, setiap perubahan bisa diketahui, dan ada cara yang layak untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya.
Dalam praktik, ada dua jenis yang beredar:
- Tanda tangan elektronik tersertifikasi. Dibuat lewat penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik di Kementerian Komunikasi dan Digital, seperti Peruri, PrivyID, atau VIDA. Prosesnya memakai verifikasi identitas, sertifikat digital, dan biasanya menghasilkan laporan penandatanganan.
- Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi. Ini yang bentuknya centang persetujuan, gambar tanda tangan hasil scan, atau tanda tangan di layar tanpa verifikasi identitas. Sah sebagai alat bukti, tapi bobotnya lebih lemah saat diperdebatkan.
Sekarang batasnya. Tanda tangan elektronik tidak bisa menggantikan akta yang wajib dibuat pejabat berwenang. Perjanjian pengikatan jual beli tanah, akta jual beli, dan pemberian hak tanggungan tetap harus lewat notaris atau PPAT. Jadi jangan pernah menjanjikan ke klien bahwa semua dokumen properti bisa diselesaikan dari HP. Untuk perjanjian sewa, form booking fee, addendum, dan berita acara serah terima kunci, tanda tangan elektronik umumnya cukup.
Apa yang wajib jelas di form booking fee jarak jauh
Booking fee adalah titik paling rawan sengketa. Uangnya sudah masuk, tapi unit belum resmi disewa. Kalau dokumennya kabur, agen yang paling sering kena imbasnya.
Minimal, dokumen itu harus menyebut:
- Identitas lengkap kedua pihak, termasuk nomor KTP atau paspor untuk penyewa asing.
- Alamat unit yang dipesan, lengkap dengan nomor lantai dan tipe.
- Besaran booking fee dan perkiraan harga sewa yang akan disepakati.
- Sifat uangnya. Bisa dikembalikan atau tidak, dan dalam kondisi apa uang bisa dikembalikan. Kalau tidak ditulis, semua pihak akan menafsirkannya sendiri-sendiri.
- Batas waktu. Sampai tanggal berapa unit dikunci untuk penyewa, dan apa yang terjadi kalau lewat.
- Perlakuan booking fee setelah akad sewa. Apakah dipotong dari pembayaran pertama, atau dikembalikan terpisah.
Semua itu bisa dituangkan dalam satu PDF ringkas. Tidak perlu belasan halaman. Yang penting jelas dan disetujui sebelum uang dikirim.
Kapan e-meterai benar-benar diperlukan
Bea meterai diatur dalam UU Nomor 10 Tahun 2020 dengan tarif tunggal, dan kini ada meterai elektronik yang dibubuhkan langsung pada dokumen PDF.
Secara sederhana, dokumen yang menyebutkan jumlah uang di atas Rp5 juta dan menyangkut penerimaan atau pembayaran uang terutang bea meterai. Perjanjian sewa satu tahun dengan nilai puluhan juta jelas masuk hitungan ini. Form booking fee yang nilainya di bawah Rp5 juta umumnya tidak wajib, meski kamu tetap boleh membubuhi meterai secara sukarela. Selain itu, dokumen yang akan digunakan sebagai alat pembuktian di pengadilan juga dikenai bea meterai.
Beberapa hal teknis soal meterai elektronik yang sering ditanya:
- Satu meterai untuk satu dokumen, dan tidak bisa dipindah atau dipakai ulang.
- Dokumen harus sudah final dalam format PDF sebelum dibubuhi, karena setelah itu sebaiknya tidak diedit lagi.
- Setiap meterai elektronik punya kode unik dan QR yang bisa diverifikasi keasliannya.
- Kalau dokumen bertanda tangan elektronik dan bermeterai elektronik dikirim sebagai satu file, klien tidak perlu mencetak apa pun.
Alur kerja yang rapi dari listing sampai arsip
Ini urutan yang biasa dipakai agen yang sudah terbiasa menutup transaksi jarak jauh.
- Siapkan draf final di PDF. Pastikan tidak ada lagi bagian yang mau diubah.
- Tentukan apakah perlu meterai elektronik, lalu bubuhkan sebelum dikirim ke klien.
- Kirim lewat tautan dari penyedia tanda tangan elektronik, bukan lampiran WhatsApp biasa. Tautan ini yang membuat jejak penandatanganan tercatat.
- Minta klien menyelesaikan verifikasi identitas. Kalau penyewanya asing, gunakan paspor.
- Atur urutan tanda tangan. Beberapa penyedia mengizinkan penandatanganan berurutan supaya agen atau pemilik unit tanda tangan lebih dulu.
- Setelah selesai, unduh dokumen final sekaligus laporan penandatanganannya.
- Simpan keduanya di satu folder per unit. Pisahkan dari folder listing.
Yang sering dilewatkan, laporan penandatanganan
Banyak agen mengunduh PDF-nya saja, lalu membuang laporan penandatanganan yang disediakan penyedia. Padahal itu bagian yang paling berguna kalau terjadi sengketa. Isinya mencatat siapa yang menandatangani, kapan, dari alamat IP mana, dan dengan email atau nomor telepon apa verifikasi dilakukan. Saat klien mengklaim tidak pernah menandatangani apa pun, dokumen inilah yang menjawab.
Tanda tangan elektronik bukan jalan pintas
Dia bukan cara cepat untuk melewati proses. Justru sebaliknya, tanda tangan elektronik memaksa kamu menulis kesepakatan dengan lebih rapi karena semuanya berjejak dan bisa dibaca ulang bertahun-tahun kemudian.
Jadi jangan pakai sebagai alasan untuk menghindari obrolan sulit soal uang. Sebelum kirim tautan, pastikan klien sudah paham isinya. Telepon dulu dua menit, bicarakan soal booking fee hangus atau tidak, baru kirim dokumennya. Tanda tangan elektronik mempercepat administrasi, bukan menggantikan kehati-hatian.
